UAG Datenmanagementpläne

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Auf dem 6. Workshop der DINI-nestor AG Forschungsdaten, dem "Kooperationstreffen Forschungsdaten", hat sich eine "Unter-AG Datenmanagementpläne" gegründet.

Ziel

Austausch zum Thema Datenmanagementpläne sowie zugehörigen Tools.

Mitglieder

Sprecherin der UAG: Kerstin Helbig

Mitglieder: Petra Buchholz, Gianpiero Favella, Daniela Hausen, Kerstin Helbig, Sonja Hendriks, Jochen Klar, Evamaria Krause, Alexia Meyermann, Thilo Paul-Stüve, Karsten Peters, Torsten Rathmann, Dr. Stephanie Rehwald, Jessica Rex, Volker Soßna, Annette Strauch

Gründungstreffen

Am 30.03.2017 fand das Gründungstreffen der Unter-AG Datenmanagementpläne in Hannover statt.

Agenda

10:00 - 10:30 Begrüßung, Vorstellungsrunde, Erläuterung des Ablaufs

10:30 - 11:00 Überblicksvortrag "Datenmanagementpläne" (Kerstin Helbig und Thilo Paul-Stüve)

11:00 - 12:00 Aufteilung und Diskussion in Themengruppen, Block I

12:00 - 13:00 Mittagspause

13:00 - 14:00 Themengruppen, Block II

14:00 - 14:30 Präsentation der Gruppenergebnisse im Plenum

14:30 - 15:15 Abschlusssession: Uni-übergreifende Kooperationen: Wie läuft es bisher? Was wünschen wir uns für die Zukunft?

15:15 - 16:00 Organisatorisches (Nächstes Treffen, Sprecherteam, Mailingliste etc.)


Zusammenfassung der Themengruppen:

RDMO

Flipchart zur Session RDMO

In der Session zum Research Data Management Organizer (RDMO) wurden inhaltlich folgende Punkte diskutiert:

  • Es wäre wünschenswert, wenn DMP-Vorlagen in RDMO mit anderen DMP-Tools austauschbar sind. Der Austausch von DMP-Vorlagen zwischen RDMO-Installationen ist aber schon jetzt möglich. Dafür kann für Fragenkataloge eine URI vergeben werden, die eine eindeutige Referenzierbarkeit sicherstellt und damit auch eine Unterscheidbarkeit der Fragenkataloge über Institutionsgrenzen hinaus möglich macht.
  • Ein wichtiges Kriterium für den Einsatz eines DMP-Tools ist die Sicherstellung der Nachhaltigkeit dieser Software. Der Folgeantrag von RDMO ist eingereicht und befindet sich im Begutachtungsverfahren, damit wäre die Weiterentwicklung vorläufig gesichert. Findet sich eine Entwicklergemeinschaft, die sich auch außerhalb des DFG-Projektes für die Weiterentwicklung engagiert, wäre dies auch ein Schritt in Richtung Nachhaltigkeit und Weiterentwicklung von RDMO.
  • Wünschenswert wäre es außerdem, wenn über eine API, RDMO mit einem FIS verknüpft werden könnte, um Verwaltungsprozesse zu unterstützen, indem bspw. automatisch abgefragt werden kann, wieviel Speicherplatz die Gesamtzahl der Forschungsprojekte einer Einrichtung benötigt. Damit ginge RDMO über die primäre Nutzung eines DMP-Tools hinaus, eine Entwicklung, die bisher noch am Anfang steht. Perspektivisch würde dies zu einer Automatisierung von Forschungskommunikation und -administration führen.
  • Eine Versionierung von DMPs ist schon jetzt über die Snapshot-Funktion von RDMO möglich.

DMPonline / DMP Tool / DMP Roadmap

Der Stand im Bezug auf Datenmanagementplanungswerkzeuge an den Einrichtungen ist verschieden. Die Bandbreite reicht hier vom Interesse am Einstieg in das Thema über den Beginn der Unterstützung der Datenmanagementplanung bis hin zur Anpassungen des DMP-Tools an eine landesweite Nutzung.

In Bezug auf die Entwicklung der von dem Digital Curation Centre (DCC, UK) und dem University of California Curation Center (UC3, US) gepflegten Werkzeuge zur Datenmanagementplanerstellung DMPonline und DMP-Tool in Richtung des gemeinsam gepflegten Werkzeugs DMP Roadmap wurde es als sinnvoll erachtet, dass eine deutsche Interessengruppe als Interessenvertreter gegenüber den DMP-Roadmap-Entwicklern und als Ansprechpartner für die internationale Zusammenarbeit fungiert. Mögliche Arbeitsbereiche wären:

  • Abstimmung der Beteiligung an der Weiterentwicklung der Open-Source-Software
  • Beteiligung an der internationalen Diskussion über Austauschformate für Datenmanagementpläne und Vorlagen
  • Austausch und die Vernetzung mit den Nutzergruppen/-vertretern aus anderen Ländern
  • ggf. auch die Hinarbeit zur Bereitstellung einer Instanz für den deutschsprachigen Raum

Das Thema wurde auch in der abschließenden Diskussion des Gründungstreffens besprochen. Dort wurde beschlossen, dass die UAG Datenmanagementpläne als diese Interessengruppe für DMP Roadmap fungieren soll; Ansprechpartner ist Thilo Paul-Stüve.

Weiterhin kamen verschiedene verwandte Diskussionspunkte und Fragen auf. Eine Diskussion über die genaue Abgrenzung von Datenmanagementplänen, Policies und Richtlinien lässt sich wie folgt zusammenfassen: Datenmanagementpläne dienen zumeist der Planung und Dokumentation, während Richtlinien normalerweise als Handlungsanweisungen mit bindendem Charakter verstanden werden. Der englische Begriff Policy kann sowohl als Leit- oder Richtlinie übersetzt werden; im Gegensatz zu Richtlinien haben Leitlinien keinen bindenden Charakter. Ohne abschließendes Ergebnis wurde zudem der praktische Mehrwert von Datenmanagementplänen und den Werkzeugen zu ihrer Erstellung, sowie die Perspektive von Datenmanagementplänen in Bezug auf ihre Notwendigkeit und die Einforderung von Forschungsförderern diskutiert.

Beratungsstrategien und Schulungsmaßnahmen / DMP-Beratung als Dienstleistung

Was läuft derzeit an unseren Institutionen? Vor welchen Herausforderungen stehen wir?

Pinnwand zur Session Beratungsstrategien und Schulungsmaßnahmen

Es besteht Konsens, dass DMP-Beratung derzeit (noch) wenig nachgefragt wird. Nicht alle Forschenden wissen, was ein DMP überhaupt ist. Ein zentrales Thema war daher „Strategien für die Öffentlichkeitsarbeit bzw. Kontaktaufnahme mit Forschenden“. Dazu wurden folgende Vorschläge gesammelt:

  • Informationen zu FDM-Unterstützungsangeboten breit streuen (z.B. über Uni-Zeitungen, Info-Veranstaltungen, Infomaterialien, etc.)
  • Multiplikatoren gewinnen die positive Erfahrungen mit FDM-Beratungen weitertragen und dafür werben, z.B.:
    • Promovierende
    • Vertreter/innen aus erfolgreich eingeworbenen INF-Projekte
    • sonstige besonders an FDM interessierte Forschende, insbesondere solche aus Groß- und Verbundprojekten
  • FDM, wie Open Science im Allgemeinen, ist auch eine Generationenfrage. Tendenziell ist die jüngere Generation aufgeschlossener und sollte daher besonders aktiv angesprochen werden.
  • Ein neu zusammengestelltes, einrichtungsübergreifendes FDM-Team wird weniger mit etwaigen schlechten Erfahrungen der Forschenden mit bestimmten Einrichtungen in der Vergangenheit in Verbindung gebracht.

An einigen Standorten gibt es Good-Practice-Beispiele für systematische DMP-Beratung:

  • Verankerung von DMPs in institutionellen FDM-Policies.
  • Empfehlung an Großprojekte, eigene Datenpolicies zu verabschieden.
  • DMP-Beratung (auch) als Teil der Drittmittelberatung. So wird die Kontaktaufnahme zu Forschungsprojekten erleichtert.
  • An der Universität Göttingen findet eine verpflichtende FDM-Beratung für Großprojekte statt (Sonderforschungsbereiche, Graduiertenkollegs etc.).

Ein weiterer Diskussionspunkt war, dass die Beratung oft dadurch erschwert wird, dass formale DMPs in vielen Fachdisziplinen weiterhin nicht verpflichtend sind. Somit fehlt vielen Forschenden die Einsicht, dass es trotzdem sinnvoll ist, einen DMP zu erstellen. Folgende Strategien wurden vorgeschlagen:

  • niedrigschwellige „FDM-Einsteiger-Beratung“ anbieten. Nicht von detaillierten DMPs als Standard auszugehen, sondern Schritt für Schritt gemeinsam mit den Forschenden eine Datenstrategie abzustecken. Fachbegriffe zunächst vermeiden. Nach einer einführenden Beratung Begriff DMP erläutern und zum Erstellen eines DMP raten

Was planen wir für die Zukunft? Was fehlt uns noch?

Zu diesem Punkt wurden folgende (nicht abschließend geklärte) Fragen aufgeworfen:

  • Was sind Ziele und die Zielgruppen der DMP-Beratung?
  • Wie kann eine DMP-Beratung für bereits laufende Projekten aussehen?
  • Wie kann erreicht werden, dass DMPs als Hilfsmittel zur Arbeitserleichterung wahrgenommen werden und nicht bloß als lästige Pflicht?

Unterschiedliche Beteiligte haben dazu unterschiedliche Perspektiven:

  • Aus Sicht der Förderer dienen DMPs in erster Linie dazu, die Effizienz der Forschung(smittel) steigern.
  • Aus Sicht der Beratenden kann die DMP-Beratung als Aufhänger für allgemeine FDM-Beratung dienen, d.h. als Instrument, um ins Gespräch zu kommen, z.B. über die eigenen Dienste und Angebote.
  • Für Forschende sind DMPs dann sinnvoll, wenn dadurch am Ende mehr Arbeit gespart wird als für die Entwicklung und Umsetzung anfällt.

In Langzeitprojekten ändern sich FDM-Anforderungen im Laufe der Zeit, daher ist eine begleitende Beratung sinnvoll. In jedem Fall sollte die Beratung flexibel an die Bedürfnisse der Forschenden angepasst werden.

Wobei und wie können wir konkret zusammenarbeiten?

Folgende Möglichkeiten der Zusammenarbeit wurden diskutiert:

  • Sammlung von Erfahrungen, Best-Practice-Beispielen und Materialien im Wiki forschungsdaten.org: Link-Sammlung zu DMP-Unterlagen unserer Hochschulen wie Folien, Flyer, Merkblätter etc.
  • RDMO: An der Uni Göttingen werden Materialien für eine Einführung in RDMO erarbeitet. Perspektivisch sollen dazu auch Seminare stattfinden.
  • Wünschenswert wäre eine Mailingliste für DMP-Fragen an die FDM-Community. (In der allgemeinen Abschlussdiskussion hatten wir uns darauf geeinigt, dafür die Liste ag-forschungsdaten@dini.de zu verwenden)

Daneben gab es folgende Ideen für weitere Treffen der DINI-nestor-UAG Datenmanagementpläne:

  • Schwerpunktthemen herausgreifen und dazu eigene Workshops veranstalten
  • Referenten aus der Praxis einladen, um Erfahrungen in der Beratungs-Community weiter zu geben
  • Idee für einen DMP-Workshop: Betroffene zusammenbringen (Forschende und Berater) / „Runder Tisch zum FDM“ (vergleichbar mit Treffen von SFB-INF-Projekten, siehe auch Abschlussdiskussion)

DMP-Anforderungen der Förderer vs. Anforderungen der Projektplaner

Pinnwand zur Session DMP-Anforderungen der Förderer vs. Anforderungen der Projektplaner

Spannungsverhältnis zwischen unterschiedlichen Anforderungen

Es gibt unkonkrete Forderungen, zum Beispiel von der Deutschen Forschungsgemeinschaft (DFG), bezüglich der Ausgestaltung und Qualität der Datenmanagementpläne bzw. deren Umsetzung. Fachspezifische Anforderungen sind sehr heterogen und gehen teilweise über die Anforderungen der Forschungsförderer hinaus. Hier kann es ggf. auch zu Widersprüchen kommen.

→ Bottom-up (fachspezifische, lokale, projektspezifische Anforderungen) vs. Top-down (Forschungsförderer, Institutionen)

Welche Rolle haben DMPs?

DMPs sollten einerseits die Effizienz der Forschungsförderung verbessern, andererseits den Umgang mit Daten allgemein sowie deren Qualität und Nachnutzbarkeit verbessern. Nachnutzbarkeit und guter Umgang mit Daten gehen dabei nicht immer Hand in Hand, sind also nicht äquivalent.

→ Prozessorientierung (guter Umgang im Projekt, am Institut) vs. Ergebnisorientierung (Erfüllung der Vorgaben der Forschungsförderer, Institution)

Welche Rolle haben Berater und Beraterinnen oder die Institution?

Ein Beratungsservice sollte die Nachnutzung und Nachnutzbarkeit unterstützen sowie die Vorteile von DMPs hervorheben. Für die Beratung ist die aggregierte Erfahrung der Berater und Beraterinnen ein wichtiges Gut, das es zu nutzen gilt. Die Sammlung von Best Practices sowie die Erstellung von Empfehlungen sind folglich wünschenswert. Bisher gibt es jedoch wenig Anpassung von bestehendem Material an lokale Gegebenheiten, zum Beispiel von Checklisten oder Muster-DMPs. Es sollte daher an einer stärkeren Zielgruppenorientierung gearbeitet werden.

Wie entsteht Qualitätskontrolle von DMPs?

Wer sollte eine DMP-Qualitätskontrolle durchführen? Die DFG? Die Berater und Beraterinnen? Dies hängt auch von den Ressourcen ab:

  • der Berater und Beraterinnen
  • der Wissenschaftler und Wissenschaftlerinnen

Wann sollte eine Qualitätskontrolle stattfinden? Vor der Verlängerung? Vor der Bewilligung? Die Optimierung des Umgangs mit Daten sollte immer ein Ziel sein.

Welche Rolle könnte die UAG Datenmanagementpläne einnehmen?

Die UAG DMP könnte Best Practices sammeln sowie Handreichungen oder White Paper erstellen. Der gemeinsame Austausch von Materialien und Erfahrungen, zum Beispiel die Sammlung von Muster-DMPs wird gewünscht. Des Weiteren könnte die UAG Workshops für Berater und Beraterinnen oder andere Zielgruppen organisieren. Die UAG sollte sich mit anderen Stakeholdern wie der Europäischen Kommission, dem Digital Curation Centre oder der Research Data Alliance vernetzen. Darüber hinaus könnte die UAG eine beratende Funktion im Bereich Datenmanagementpläne für Forschungsförderer einnehmen, zum Beispiel für die DFG.

Das 2. Treffen der UAG in Stuttgart

Am 28.11.2017 fand das zweite Treffen der Unter-AG Datenmanagementpläne an der Universitätsbibliothek Stuttgart statt.

Agenda

13:30 - 13:45 Begrüßung, Aktuelles von DMP-Roadmap (Kerstin Helbig und Thilo Paul-Stüve)

13:45 - 14:45 Arbeit in Themengruppen, Block I

14:45 - 15:00 Pause

15:00 - 16:00 Arbeit in Themengruppen, Block II

16:00 - 16:20 Zusammenfassung der Themengruppen im Plenum (Was wurde erreicht? Was ist noch zu tun?)

16:20 - 16:30 Organisatorisches (Nächstes Treffen, Feedback, Fragen und Wünsche etc.)

Ergebnisse der Themengruppen:

RDMO Hands-on: Test der Plattform, Erstellung einer Anleitung, inkl. Feedback an Entwickler*innen

Die Themengruppe hat zentrale Konzepte sowie Features von RDMO besprochen. Der Wunsch der RDMO-Entwickler*innen ist der Aufbau einer Nutzercommunity. Die UAG-DMP kann dazu ein möglicher Kanal sein. RDMO hat sich bisher primär auf den Betreibersupport konzentriert. In Zukunft soll aber auch Material für den Endnutzer erarbeitet werden. Die UAG-DMP kann an dieser Stelle wertvollen Input leisten. Bei Interesse an einer Mitarbeit wenden Sie sich bitte an Jochen Klar.

Sammlung von DMPs und Erstellung eines Beispiel-DMP für Schulungen und Webseiten

Die Gruppe Handreichungen und die Gruppe Beispiel-DMPs wurde zusammengelegt. Gewünschte Ergebnisse der Gruppe sind ein sogenannter DMP Light (ein Kernset an notwendigen Pflichtangaben) und Beispiel-DMPs für unterschiedliche Fächercluster. Bei Interesse an einer Mitarbeit wenden Sie sich bitte an Petra Buchholz.

Erstellung eines FAQ für Forschende zu DMPs

Die Themengruppe hat ein erstes Set an Fragen erstellt. Darunter fallen unter anderem "Gibt es einen Textbaustein?" und "Warum muss man das machen?". Darüber hinaus soll das FAQ bewusst generisch gehalten werden. Als weiteres Vorgehen ist eine Tabelle auf forschungsdaten.org geplant, die als Abfrage genutzt und ergänzt werden soll. Hier können Fragen aus der Praxis eingestellt werden. Die Antworten werden im Anschluss durch die UAG beantwortet. Bei Interesse an einer Mitarbeit wenden Sie sich bitte an Thilo Paul-Stüve.

Finalisierung einer deutschsprachigen Handreichung zur DMP-Beratung

Der Handreichung (siehe Entwurf) wurde im Rahmen der Themengruppe intensiv diskutiert und erweitert. Es wird im Anschluss an das Treffen weitere Überarbeitungen durch die Mitglieder der Themengruppe geben. Bei Interesse an einer Mitarbeit wenden Sie sich bitte an Kerstin Helbig.

Insgesamt haben sich die Themengruppen als nützliche Arbeitsform erwiesen und werden daher auch beim nächsten Treffen beibehalten (u.U. mit neuen Themen). Einleitend zu jedem Treffen werden kurze Berichte zu DMP Roadmap und RDMO durch die UAG-DMP gewünscht und - soweit möglich - zukünftig erfolgen.

Mehr zum Thema

Datenmanagementpläne

2. Workshop der DINI-nestor AG Forschungsdaten